Comment gérer l’information numérique de manière efficace en organisation? 

Avec la transformation numérique de nos environnements de travail, nous vivons une époque intense de changements dans notre façon de colliger et de manipuler l’information: nous sommes maintenant familiers avec le bureau sans papier, les fichiers dans le nuage et les technologies de collaboration à distance, avec tous les avantages de flexibilité que cela comporte. En effet, les concepts de numérisation et de dématérialisation ont une résonance plus forte que jamais dans notre quotidien de travailleur. Notre capacité à offrir des services appropriés et efficaces en dépend.  

«L’information est au cœur de la réalisation de la mission des organisations et de la production de leur service» affirme Sylvain Senécal, responsable du bureau d’expertise en gestion de l’information gouvernementale, Direction générale des Archives nationales, Bibliothèque et Archives nationales du Québec. 

Il est fondamental de planifier, d’organiser, de contrôler puis de gérer l’information numérique comme un actif à part entière afin que tous les niveaux de l’organisation puissent en bénéficier. L’information numérique n’est donc pas seulement une ressource que l’on utilise, mais un actif qu’il faut valoriser à la hauteur de sa contribution aux activités et aux bénéfices économiques qu’il procure aux organisations. 

Peut-on, dans ce monde numérique, appliquer les mêmes méthodes que nous utilisions traditionnellement?    

Lors de la transition vers le numérique, on passe d’un support matériel vers une forme dématérialisée de l’information. On remarque que, dans les organisations, l’information est encore traditionnellement gérée de manière individuelle, comme si elle était un capital à usage personnel et qu’elle reposait toujours sur un support physique. En numérique, il est nécessaire de passer à une vision plus large de l’information et de la voir comme un bien collectif appelé à être transmis, partagé et rendu accessible et utilisable aux autres. Pour répondre à cette exigence, des méthodes normalisées de gestion de l’information doivent être mises en place.  

Les métadonnées: essentielles à la gestion de l’information numérique 

La gestion de l’information numérique doit être prise en charge à tous les niveaux de l’organisation, ce pourquoi il est nécessaire d’uniformiser les méthodes. Notamment, il est important de bien documenter le contexte de l’information originale, puisqu’on remplace l’objet physique par de l’information à son sujet lors de la numérisation, ou tout simplement lorsque cette information est créée. Pour cela, l’utilisation de métadonnées est essentielle. 

Voyez les métadonnées comme une façon ordonnée de décrire le contenu de quelque chose. Imaginez la situation suivante : vous avez décidé de faire provision d’une grande quantité de conserves variées pour la saison froide. Il y a des fruits, des légumes, des légumineuses, du saumon et du thon. Les boîtes de métal sont toutes du même format. Cependant, les caisses se sont retrouvées de longues heures sous la pluie et les étiquettes se sont littéralement désintégrées. Elles contenaient des données descriptives, ou des métadonnées, sur ce que les boîtes de conserve contenaient: le type d’aliment, les ingrédients, le poids du contenu, la compagnie qui les commercialise, le pays de provenance et une date de péremption. 

Il est donc maintenant impossible pour vous de reconnaitre le contenu des boîtes de conserve sans ces informations essentielles. C’est un peu le risque que l’on court dans le monde numérique: se retrouver face à un «océan de données» dont la signification et la validité se perd en cours de route ou auxquelles on n’est tout simplement plus en mesure d’accéder efficacement. 

Réalisée par l’Académie de la transformation numérique en partenariat avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), une nouvelle formation s’ajoute à notre offre de formations: Gérer l’information numérique comme un actif de l’organisation.  Cette formation à suivre en ligne d’une durée de 60 minutes projettera la personne apprenante dans une mise en situation problématique de gestion de l’information dans laquelle elle jouera le rôle d’une gestionnaire nouvellement arrivée dans un service qui doit mener à bien un important projet de numérisation.  

Source image: Vecteezy.com